Controllo economico
Come misurare il costo dei ritardi documentali
Un metodo in quattro-sei settimane, con un foglio di calcolo, per misurare il costo dei ritardi documentali: capitale fermo, ore di rincorsa e visite di ritorno.
SabiSystem · 14 ottobre 2026 · 8 minuti di lettura
I ritardi documentali costano, ma pochi sanno quanto: il costo è sparso in tre posti diversi, capitale fermo, ore di rincorsa e visite di ritorno. Ecco un metodo per misurarlo in quattro-sei settimane con un foglio di calcolo, senza strumenti particolari e senza numeri presi in prestito.
Cosa intendiamo per ritardo documentale
Un ritardo documentale è il tempo tra il lavoro eseguito e la documentazione completa e accettata di quel lavoro: la foto che manca, l’as-built incompleto, il verbale non firmato, il permesso scaduto, la certificazione non allegata. Finché quel documento manca, il lavoro è fatto ma non è pienamente incassabile.
I tre costi, e un quarto da non quantificare
Capitale fermo = valore dei lavori in attesa × tasso annuo × giorni di attesa ÷ 365Ore di rincorsa = ore dedicate a cercare, ricostruire o ricompilare × costo orarioVisite di ritorno = numero di ritorni in cantiere × costo di una giornata di squadra e mezziPenali e contestazioni non si stimano a priori. Si registrano gli eventi: quando succedono, si scrive cosa è successo e quanto è costato.
Come misurare: un registro dei ritardi
Per quattro-sei settimane, ogni volta che un documento manca o arriva in ritardo, una riga in un foglio con queste colonne:
| Colonna | Cosa si scrive |
|---|---|
| Cantiere | Il codice. |
| Documento mancante | Quale: foto, as-built, verbale, permesso… |
| Data lavoro eseguito | Il giorno in cui la lavorazione è stata completata. |
| Data documento completo | Il giorno in cui la documentazione è completa. |
| Data accettazione | Il giorno in cui il committente la accetta. |
| Valore dei lavori in attesa | L’importo a listino di quella lavorazione. |
| Ore spese a rincorrere | Le ore di chi ha cercato o ricompilato. |
| Ritorni in cantiere | Quante volte una squadra ha dovuto tornare. |
Un esempio di calcolo, con ipotesi dichiarate
I numeri che seguono sono ipotesi scelte per mostrare il calcolo. Non sono dati di clienti né medie di settore.
| Voce | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Capitale fermo | 12 ritardi × 8.000 € × 8% × 21 giorni ÷ 365 | ≈ 442 € |
| Ore di rincorsa | 12 ritardi × 3 ore × 30 €/ora | 1.080 € |
| Visite di ritorno | 2 ritorni × 650 € a giornata | 1.300 € |
| Totale nel periodo osservato | ≈ 2.822 € |
Un’osservazione utile: in questo esempio la componente più piccola è proprio l’interesse sul capitale, mentre pesano di più il lavoro di rincorsa e le visite di ritorno. È un risultato dell’esempio, non una regola, ma è il motivo per cui conviene misurare tutte e tre le voci. Per ricavare un valore annuo, moltiplica per le settimane operative dell’anno e dividi per le settimane osservate.
Tempo non è denaro in cassa
Le ore di rincorsa hanno un valore, ma diventano risparmio di cassa solo se vengono riassegnate a lavoro che genera ricavo o evitano un costo vivo, come lo straordinario o un collaboratore esterno. In caso contrario sono capacità liberata: preziosa, ma non è denaro in cassa. Le visite di ritorno e gli interessi sullo scoperto, invece, sono costi vivi.
Cosa fare dei numeri
- Ordina i ritardi per tipo di documento: di solito pochi tipi spiegano gran parte del problema.
- Scegli un indicatore: i giorni tra lavoro eseguito e documento completo.
- Per ogni tipo, chiediti dove nasce il ritardo: la prova non viene scattata, il documento non viene richiesto, nessuno controlla.
- Ripeti la misura dopo aver cambiato una cosa sola.
Dove SabiSystem aiuta
Le foto restano attaccate all’attività che le ha generate, l’AS-BUILT mostra i documenti obbligatori mancanti prima dell’invio, e le segnalazioni hanno un responsabile e uno stato. Registrando le date nel sistema, il ritardo può essere calcolato invece che ricostruito. Il registro, però, funziona anche con un semplice foglio di calcolo: iniziare non richiede alcun software.